7 astuces pour réussir sa réunion d’entreprise

Une réunion d’entreprise, c’est important de bien la réussir. C’est pourquoi nous vous donnons quelques conseils pour bien la préparer, la mettre en place… et la finir en beauté !

1. Louez une salle de réunion

Première chose à faire, et pas des moindres : bien choisir le lieu de sa réunion. Cela peut se passer dans votre entreprise si vous disposez d’une salle adaptée. Sinon, vous pouvez aussi choisir de réserver une salle de réunion à Lyon !

Louer une salle de réunion peut permettre déjà d’avoir une salle totalement adaptée : tout d’abord, la salle est faite pour la réunion. Et vous ne risquez pas de perturbations externes : appels, personnel de la société…

Et pour un club d’affaires, une salle à louer, c’est l’idéal : on cherchera en effet des lieux faciles d’accès, comme une salle de réunion vers Lyon Perrache, par exemple.

Enfin, réfléchissez dès maintenant à la configuration de votre salle de réunion, pour que cette dernière soit la plus efficace possible.

2. Et choisir aussi un bon moment

Quel est le bon moment pour votre réunion ?

Il faut choisir celui où les collaborateurs concernés par votre réunion sont disponibles, et donc croiser les emplois du temps, voir le moment le plus adapté… Il faut faire en sorte que cette réunion arrange tout un chacun dans son travail.

Cela peut donc être en fin de journée, comme en matinée ! Un petit déjeuner d’entreprise est en effet un bon moyen de commencer la journée ; et de donner envie de la continuer.

Qui plus est, notre salle de réunion Le Choulans propose croissants et pains au chocolat pour vos réunions matinales… compris dans le prix de location de la salle. De quoi bien démarrer la réunion !

3. Bien préparer votre réunion : définir le thème et l’ordre du jour

 

La salle de réunion est choisie et la date est fixée : maintenant, définissez l’ordre du jour et les thèmes qui en découlent. Vous souhaitez discuter d’un gros projet en cours ? Alors ce sera ce projet qui sera à l’ordre du jour. Pour les thèmes, vous pourrez alors voir comment avance telle ou telle partie du projet, si tel problème a trouvé sa solution…

Dans le cadre d’une réunion BNI, par exemple, les thèmes abordés peuvent être les suivants :

• Retour sur la semaine passée avec récolte du chiffre d’affaires engendré,
• « Infomerciale »,
• Demandes et échanges de recommandation,
• Tête-tête…

En bref, pensez bien à définir précisément le sujet de votre réunion afin que celle-ci soit la plus efficace possible, pour vous comme pour vos collaborateurs.

4. Communiquer en amont sur votre réunion d’entreprise

La réunion est prête : maintenant, pensez à en informer vos collaborateurs ! Pensez bien à prévenir au minimum une semaine à l’avance de la date et l’heure de la réunion, avec au moins l’adresse de votre salle de réunion à Lyon. Et, si possible, les moyens d’accès pour faciliter le trajet à vos collaborateurs.

Pensez ensuite à leur rappeler la date et le lieu de la réunion, un à deux jours avant cette dernière.

Une bonne façon de faire est aussi de donner l’ordre du jour de la réunion et les différents thèmes abordés. Vos collaborateurs pourront ainsi préparer ce qu’ils auront à dire, et ne seront pas pris au dépourvu au moment même de la réunion.

5. Prévoir un animateur de réunion…

Pour chaque rencontre, prévoyez un animateur de réunion. Cela peut être vous, par exemple, ou un autre responsable : toujours est-il qu’une personne doit animer la réunion pour que celle-ci soit la plus efficace possible. Il rappellera alors l’ordre du jour, les thèmes abordés, puis donnera la parole, recadrera si la réunion s’éloigne trop du sujet…

Vous l’aurez compris, l’animateur de réunion permet à ce que cette dernière reste cadrée sur son sujet de base ; à faire en sorte, donc, que la réunion se déroule sans accroc et qu’elle ne s’étale pas trop sur la durée, au risque de faire perdre un temps précieux à votre entreprise et à vos collaborateurs.

6. … Et favoriser la prise de parole

 

Mais bien sûr, il ne faut pas seulement une personne pour parler durant la réunion : la prise de parole, tant qu’elle est cadrée, est efficace et qui plus est instructive pour vous et vos collaborateurs. Favoriser-la : en prenant la parole, on écoute les différents points de vue qui s’offrent à nous et on pourra alors :

• Déterminer ce qu’il y a à améliorer dans un projet,
• Résoudre un problème qui prenait du temps, simplement grâce à une idée émise au cours de la réunion,
• Trouver de nouvelles opportunités d’affaires.

Vous l’aurez compris, la prise de parole est particulièrement importante lors d’une réunion d’équipe. Alors, profitez-en ! Sans en abuser non plus, ou votre réunion risque vite de dévier de son point de départ (d’où l’importance d’un animateur !).

 

7. Définir un plan d’action et élaborer un compte-rendu

Une fois la réunion terminée, une fois les idées ou les comptes-rendus de vos collaborateurs écoutés, il vous faudra déterminer un plan d’action. Faites en sorte qu’il soit précis :

• L’action à mener est claire et concise,
• On sait quel collaborateur doit la prendre en charge,
• La date butoir est explicite et les délais réalistes.

Préparez d’ores et déjà la prochaine réunion d’entreprise : programmez une date pour la prochaine rencontre, compte tenu du travail à effectuer et des disponibilités de votre équipe.

Et enfin, afin que ce plan d’action soit clair et le même pour tout un chacun, préparez un à deux jours après la réunion un compte-rendu de cette dernière. À envoyer à tous les collaborateurs présents – et ceux qui ont dû s’absenter également !

En bref : préparez bien votre réunion en amont, rendez-la efficace, et préparer un bon suivi des actions à effectuer !